Das perfekte Texter-Business-Setup – Orga & Tools

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Sandra Huber

[Aktualisiert am 4. Mai 2024.]

Was ein:e Texter:in noch vor Positionierung, Branding & Marketing als Basis-Business-Setup braucht?

Und was das mit nem Gärtner ohne Rasentrimmer zu tun hat?

Einfach mal machen“, haben se jesagt, oder?

Nun, grundsätzlich ja – aber nicht, wenn du gerade erst startest und noch auf keine Basis zurückgreifen kannst.

Bei „einfach mal machen“ würd sich nämlich nicht nur die Katze in den Schwanz beißen.

Du würdest dir dein neues Businessleben als selbstständige:r Texter:in auch unnötig schwermachen.

Wenn du ohne Texter-Business-Setup startest

Jeder Schritt nach außen ist ein potenzieller Kontakt- und Knotenpunkt.

Und die sollten nicht auf Zehenspitzen sein.

Damit mein ich aber nicht 27 Zertifikate, die dich ganz offiziell als frischgebackene:r Texter:in „fertig“ aus dem Backrohr schmeißen.

Es geht bei deinem ersten Texter-Business-Setup v. a. um Papierkram und anderes Backoffice-Gedöns, das (insbesondere für deine innere Ruhe) noch vor dem ersten Schritt nach außen stehen sollte.

Es geht bei deinem Setup aber auch um deinen Businessplan, dein neues Mindset und um andere Dinge, die stehen sollten, bevor du (z. B. mit Marketing) loslegst.

Stell dir zum Vergleich mal einen frischgebackenen Gärtner vor, der ohne Setup einfach loslegt:
bei ersten Kunden das Gras mit bloßen Händen (anstatt mit nem Rasentrimmer) ausreißt, auf ner geborgten, wackeligen Leiter schweißgebadet ohne Unfallversicherung das Laub aus der Dachrinne holt und schnell auf nem Schmierzettel seine Rechnung schreibt.

Ohne ein Setup ist nicht nur sein Start dilettantisch.

Seine ganze Reise als Neu-Selbstständige:r wird vom Fehlen eines ordentlichen Business-Setups ständig überschattet sein – in jeder Hinsicht.

Gleiches gilt auch für Texter:innen wie dich und mich.

Natürlich brauchst du keinen Rasentrimmer oder ne Unfallversicherung am Arbeitsplatz. 😉

Was genau du für ein entspanntes Texter-Business-Setup benötigst, erfährst du jetzt.

Was du für dein perfektes Texter-Business-Setup wirklich brauchst

Der so notwendige und unterstützende Schritt eines Business-Setups steht bei meinen Erfolgsbranding-Mentees gleich nach dem ersten: einem starken Business-Mindset.

Weil aus (leider oft niederschmetternder) Erfahrung.

(Das übrigens auch du dir mithilfe der Gedankenwerkzeuge meiner Mindset-Masterclass aufbauen kannst.)

Für alles Weitere, das ein Onlinebusiness noch so mit sich bringt, sollten also auch die eher weniger „sexy“ To-dos (zumindest in Gedanken) bereits abgehakt sein.

Denn spätestens deine darauffolgenden Meilensteine im Aufbau deiner Selbstständigkeit wie Positionierung, Branding und Marketing brauchen ungeteilte Aufmerksamkeit und absoluten Fokus.

Ganz besonders, wenn du während deines Aufbaus bereits erste (Test-)Aufträge hast, sollten keine bisher noch nicht erledigten (und ständig prokrastinierenden) Gedanken deine kreative Sicht für deine besten Texte trüben.

So viel zu meinem „Eso-Blubb“, haha.

Genau das wird jedoch neben dem als total selbstverständlich gesehenen fleißigen Hustle & Bustle zu oft ausgeblendet und stattdessen verzweifelt nach dem kreativen Input wie nach der Stecknadel im Heuhaufen gesucht.

Lass uns das also lieber gleich erledigen.

In diesem Artikel findest du eine knackige Übersicht für dich als eine Art Checkliste, welche Punkte du nicht vergessen (und am besten so schnell wie möglich erledigen solltest).

Ausführliche Beschreibungen und konkrete Handlungsanleitungen lernst du in meiner kommenden „Business-Setup“-Masterclass für Texter:innen.
Mehr dazu später.

Was du für dein Texter-Business-Setup nicht brauchst

Keine Angst, ich rede nicht von dem „ultimativen“ Setup, mit dem du nem 3-Mio.-Startup Konkurrenz machen könntest.

Auch nicht, wie gesagt, von 27 Zertifikaten, die dich ganz offiziell als frischgebackene:r Texter:in in die Onlinewelt entlassen.

Ich rede vom perfekten Business-Setup, um als selbstständige:r Texter:in mit so wenig Aufwand und Stress wie möglich starten zu können.

Du erfährst in diesem Artikel, was ich selbst beim Start meiner selbstständigen Texter- und Lektorenlaufbahn ausprobiert und auf Herz und Nieren geprüft hab.

Und vor allem, was ich davon nun auch dir als essenzielle Must-Haves ans Herz legen will.

Sowohl bürokratische Business-Setup-Essentials als auch physische Dinge, die du an deinem neuen Arbeitsplatz als Texter:in brauchst.

PS:
Um (KI-)Tools, -Software, -Apps etc., die dein Leben und deine Workflows als Texter:in erleichtern, kümmern wir uns in den Marketing-Meilensteinen.
Für dich verfügbar entweder gleich jetzt in meinen „All-in“-Programmen oder mit ein bisschen Geduld in den im Herbst/Winter kommenden Masterclasses und Workshops.

Apropos Masterclasses:

Worauf genau du bei der Umsetzung eines ordentlichen Texter-Business-Setups achten solltest und wie du dabei mit dem geringsten Zeitaufwand vorgehst, erfährst du in meiner kommenden „Master dein Business-Setup“-Class.

Der logische nächste Schritt nach dem Aufbau eines starken Selbstständigen-Mindsets.

Stay tuned für die Veröffentlichung in meinen InsightsWeekly!
(Falls du noch nicht auf der Liste stehst, kannst du dich hier inkl. Erhalt meines Texter-Starterkits anmelden.)

(Das ist übrigens der gleiche Meilenstein, den auch meine VIP- und DIY-Mentees nach „Master dein Mindset“ absolvieren. Nämlich als nächsten Schritt auf dem Weg zum:r nachhaltig erfolgreichen Texter:in.)

That said, let’s get into it, shall we?

Business-Setup, Orga & Co. in Sexy

Also Orga, Buchhaltung, Versicherungen, Finanzen & Co. ordentlich aufsetzen und nachts beruhigt schlafen können?

Und dich vor allem durch ein Abhaken dieser mit einer Selbstständigkeit obligatorisch verbundenen Dinge auf das fokussieren zu können, was dir wirklich Spaß macht?

Bei mir und Erfolgsbranding wie gewohnt mit einem „Hell Yes!“!

Ebne dir deinen weiteren Weg zu einem ernstzunehmenden, starken und ordentlichem Texter-Business nicht nur mit fachlichen Skills, sondern auch mit einer chilligen und sicheren Business-Setup-Basis.

Die wichtigsten 7 + 1 Punkte für dein perfektes Texter-Business-Setup in a nutshell sind:

Anmeldung deiner Selbstständigkeit

Ein absolutes Must-do, an dem kein Weg vorbeiführt.

Du hast dabei verschiedene Möglichkeiten wie bspw. als Freelancer mit Gewerbe oder als Freiberufler.
(Um hier eine (erste) Entscheidung fällen zu können, hilft dir der verlinkte Blogartikel weiter.)

Egal, wofür du dich aufgrund deiner individuellen Situation entscheidest:
Du musst dem Finanzamt Bescheid geben (und kannst es nicht „schwarz“ bzw. unter der Hand machen).

Deine Entscheidung für die Art deiner Anmeldung ist abhängig von deinem individuellen Status, deinen Wünschen/Plänen für deine Selbstständigkeit, deinem Wohnort/Arbeitsort etc. – erkundige dich bei deiner Gemeinde hierzu genauer.

Falls dir das mehr Stirn- als Lachfalten ins Gesicht presst:
Lass dich auch steuerrechtlich beraten.

PS:
Der steuerrechtliche Status als Digitaler Nomade ist „immer mehr im Kommen“, weil er aufgrund der damit verbundenen höheren Freiheit und Unabhängigkeit in Bezug auf Wohn- und Arbeitsort super beliebt ist.

Lies gern in diesem verlinkten Artikel mehr darüber, was ich persönlich über Digitale Nomaden, Geo-Arbitrage & Co. denke und was es wirklich bedeutet, selbstständig und remote im Ausland zu arbeiten.

Absicherungen – privat & geschäftlich

Mit unserer „Vollkasko-Mentalität“ haben wir Deutschen oft ein fast unstillbares Bedürfnis für Absicherungen in jeder Lebenslage, haha.

Als selbstständige:r Texter:in kommst du aber ohnehin um bestimmte Pflichtversicherungen nicht herum.

Ganz besonders, da du dafür nun allein verantwortlich bist.

Beispielsweise musst du dich zwingend um eine Krankenversicherung kümmern.
Nicht wie als Angestellte:r dein Chef.

(Und falls deine Tätigkeit gemäß dem Künstlersozialversicherungsgesetz als „Künstler und/oder Publizist“ eingestuft wird, bist du über die KSK (Künstlersozialkasse) sozial- und krankenversicherungspflichtig.)

Andere Absicherungen sind empfohlen bzw. von deinem Status und deinen individuellen Bedürfnissen abhängig.

Meine persönliche Versicherungsfee, Patrick Hamacher, hat dafür mit mir eine Übersicht im „Business-Setup“-Meilenstein erstellt und exklusive Beratungscalls zur Verfügung gestellt.

Bekommst du alles in meinen „All-in“-Paketen und in der kommenden „Master dein Texter-Business-Setup“-Class.

Buchhaltung & Steuern

Ein leidiges, aber wichtiges Thema, um das du als Selbstständige:r ebenfalls nicht herumkommst.

Ganz besonders, da es bei deiner Selbstständigkeit ja nicht um Liebhaberei oder ein weiteres Hobby von dir geht, sondern um dein Business, von dem du leben willst.

Für deine Buchhaltung empfehle ich dir ein Ordnungssystem, das du am besten gleich zu Beginn aufsetzt und mit jeder Rechnung und jedem Abrechnungsmonat ordentlich einhältst.

Steuern werden für dich als Individualperson (als auch für dein Gewerbe) je nach deinem steuerrechtlichen Status und Aufenthaltsort fällig.

Zum Start mit einem Kleingewerbe und einer einfachen Einnahmen- und Ausgabenrechnung kannst du das noch relativ easy selbst erledigen.

Sobald du jedoch mehr Umsätze erwirtschaftest, umsatzsteuerpflichtig wirst und alles komplexer wird, empfehle ich eine:n Steuerberater:in.

Finanzen

Deine Finanzen, sowohl vor bzw. während des Aufbaus deiner Selbstständigkeit und dessen Business-Setups als auch im weiteren Verlauf, machen einerseits natürlich die Wirtschaftlichkeit deines Business aus.

Andererseits ist eine gute Finanzplanung nicht nur „das halbe Leben“, sondern auch ein entscheidender Aspekt für ein entspanntes und sicheres Gefühl dabei.

Warum übrigens jedoch nicht Geld allein zur Sicherheit deiner Selbstständigkeit beiträgt, liest du in diesem verlinkten Blogartikel. Mindblowing, da nämlich dabei (entgegen vieler Glaubenssätze) dein Mindset die Hauptrolle spielt.

Damit also das liebe Geld dir nicht einen Strich durch die Rechnung macht (wortwörtlich, haha), solltest du dir einerseits mindsettechnisch ein dickes Fell anziehen und andererseits gut vorplanen und deine Einnahmen von Anfang an organisieren.

Money-Mindset

Für den erstgenannten finanziellen Aspekt hilft dir die Einstellung, dass du erste (Test-)Aufträge unter einem erfahrungstechnischen und nicht monetären Mehrwert siehst.

Denn zu Beginn wirst du erfahrungsgemäß entweder gar nichts oder nur relativ wenig verdienen.
(Höhere Preise müssen durch Positionierung, Expertise (und Erfahrung) gerechtfertigt sein. Womit du am Anfang logischerweise noch nicht aufwarten kannst.)

Am besten kannst du während des Aufbaus deiner Selbstständigkeit auf Ersparnisse für ca. ein Jahr zurückgreifen, damit du keinen Gelddruck hast und deinen Fokus nicht verlierst.

Lies zu diesem Thema, wie es preistechnisch für dich als Expertentexter:in nach deiner Positionierung aussehen sollte, gern in diesen Fachartikeln weiter: (Aber komm gleich wieder zurück! 😉 )

5 Fehler, warum deine Preise noch die falschen Kunden anziehen

Was Selbstbewusstsein mit der Kommunikation deiner Preise zu tun hat

Wie du als Texter:in deine Preise wirklich berechnest

Finanzielle Orga

Für deine grundsätzliche Finanzplanung in deinem Texter-Business-Setup ist auch die Orga deiner Einnahmen entscheidend.

Denn deine Umsätze sind nicht dein Gehalt.

Mehr dazu, wie du deine Einnahmen richtig organisierst und mithilfe von zwei Konten auch wirtschaftlich agierst, erfährst du übrigens in der kommenden „Business-Setup“-Masterclass.

Stay tuned in meinen InsightsWeekly:
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Soft- und Hardware

Nope, du brauchst nicht gleich jede denkbare Software und jede App in der Pro-Version.

Und auch keine Geräte, mit denen du theoretisch die NASA hacken könntest.

Entscheide, was du wirklich brauchst und was dir deine Arbeitsabläufe tatsächlich erleichtert.

Hardware:

Zum Beispiel brauchst du (weil Onlinebusiness) zwingend einen Computer bzw. Laptop, der aber nicht gleich ein MacBookPro sein muss.

Klar ist ein schneller Computer mega.
Für den Anfang kann es aber auch einfach nur ein funktionierender sein.

Auf dieser Liste auf Amazon hab ich für dich die Hardware-Tools aufgelistet, die ich momentan nutze: Tools für selbstständige Texter:innen*

* Falls du etwas von dieser Liste auf Amazon kaufst, bekomme ich eine kleine Empfehlungsprovision – der Preis für dich bleibt jedoch gleich. Herzlichsten Dank also, wenn du diesen Link verwendest.

Auf der Liste findest du übrigens auch Tools, die ich für die Kreation meines Contents auf Social Media verwende.

Ebenso musst du für ein abgesichertes und gut organisiertes Verwaltungssystem entweder eine Festplatte, die groß genug ist, haben und/oder einen leicht zugänglichen und datenschutzkonformen Cloud-Speicher (wie Dropbox, Google Drive etc.)

Das sollte an Hardware für den Anfang genügen.
(Wie gesagt, weitere Tools & Gadgets für deine Content-Kreation kannst du dir beim Aufbau deines Marketings besorgen.)

Software:

Software muss dir in jedem Fall deine Arbeitsabläufe erleichtern.

Pro-Versionen und 327 zusätzliche Features, die du gar nicht brauchst, drehen das leider um, machen dich langsamer und fressen dir nur ein Loch in den Geldbeutel.

Als absolutes Fangirl will ich dir Asana als Management- und Orga-Plattform ans Herz legen.
In dieser SaaS, Desktop-Software und App auf meinem Handy organisiere ich alles, was mein Business braucht:
Aufträge, Kundendates, To-dos, Content-Plan etc.

Falls du mit deinen Kunden persönliche Gespräche führen und zeiteffizient und leicht buchbar organisieren willst, empfehle ich dir Calendly.
Ebenfalls ein Fangirl, da ich diese Plattform mit Stripe (meinem Zahlungsabwickler), mit meiner Website und mit Zoom verbinden kann.

Sobald du deine ersten Unterlagen erstellst, lege ich dir die KI-Grafiksoftware Canva ans Herz.
Canva ist für Grafik-Laien einfach ein absoluter No-Brainer, auch in der Pro-Version.
(Und spätestens wenn du erste Marketingmaterialien für dich erstellst, ist ein intuitives Programm wie Canva eine unschätzbare Hilfe.)
Jupp, ebenso ein absolutes Fangirl.

Natürlich benötigst du als Texter:in auch eine Textverarbeitungssoftware.

Meine Empfehlung ist hierfür Microsoft Word – da diese Software viele für uns relevante Funktionen bereithält und auch bei den meisten Kunden die Standard-Software ist.

Manche nutzen auch Pages (wovon ich persönlich aber nicht wirklich überzeugt bin und nicht mehr damit arbeite) oder auch Google Docs.

PS, wichtiger Disclaimer bei der Arbeit mit Google Docs: (leider ein ziemlich schockierender)

  • Sofern du mit Google Docs ausschließlich im Browser arbeitest, ist es ein „Live-Arbeiten“, was für die Bearbeitung oder Erstellung eines Auftrags wegen der fehlenden Rückverfolgbarkeit und stetigen Zugänglichkeit für den Kunden nicht empfehlenswert ist.
  • In Google Docs erstellte Dokumente sind keine Dateien an sich (auch wenn deren Dateiendung .gdoc das vermittelt) und können nur in Google Docs geöffnet werden.
    (Ich persönlich downloade die Google-Doc-„Datei“ immer als .doc-Datei und bearbeite sie lokal und offline.)
  • Die „gdoc-Datei“ MUSS auf Google Drive bleiben. Sobald du die Datei bspw. auf deiner lokalen Festplatte speicherst, ist der Inhalt nicht mehr abrufbar.
  • Falls du die „Datei“ komplett aus deinem Google-Drive-Ordner bewegst, sind die Inhalte mit großer Wahrscheinlichkeit für immer verloren. (Muss ich leider aus eigener Erfahrung berichten.)

Die Grundregel für die Auswahl von Hard- und Software für dein Texter-Business-Setup ist:

Je besser die Hardware, desto leichter und schneller geht dir alles von der Hand.
Je besser die Software, desto mehr musst du dich mit ihr auskennen und die Funktionen auch nutzen.

Entscheide also weise und stets in Bezug auf die Steigerung deiner Produktivität.

Arbeitsplatz

Dein Arbeitsplatz hat natürlich ebenso einen immensen Einfluss auf deine Arbeit als selbstständige:r Texter:in.

Sollte also bei deinem Texter-Business-Setup ebenso berücksichtigt werden.

Ich hab mal ne Umfrage gemacht und von so allerlei (auch findigen und mitunter kuriosen) Arbeitsplätzen von Texter:innen erfahren.

Klar kannst du, wenn du einen Laptop nutzt, theoretisch auch auf dem Klo arbeiten, haha.

Unterschätze jedoch nicht die Bedeutung eines designierten Arbeitsplatzes.

An dem du dich wohlfühlst,
nicht gestört wirst
und schalten und walten kannst, wie du willst.

Deine Produktivität und auch deine Kreativität werden’s dir danken.

Besonders am Anfang kann es auch mindsettechnisch sehr wertvoll sein, einen eindeutig designierten Arbeitsplatz festzulegen.

Beispielsweise für eine gedankenmäßige Trennung von beruflich & privat, wenn du es gewohnt warst, „in die Arbeit zu fahren“.

Genauso, um auch mal Pause zu machen und das nicht nur mit dem Zuklappen deines Laptops zu entscheiden, sondern sehr viel stärker mit dem Verlassen deines Arbeitsplatzes.
Wortwörtlich eben.

Tipps für dein Homeoffice als selbstständige:r Texter:in und wie du dort deine Zeit erfolgreich nutzt, hat dir übrigens Texterin & Autorin Inga Maria Panten in diesem verlinkten Artikel zusammengestellt.

Weiterbildung

Last but not least sollte in deinem Texter-Business-Setup auch Platz für potenzielle geeignete Weiterbildungen sein.

Insbesondere investitionstechnisch.

Denn andere bilden sich auch und bleiben nicht stehen.

Deine angebotenen Dienstleistungen sind zudem von der Nachfrage am Markt und der gewünschten Ganzheitlichkeit deiner Lösungen für deine Zielgruppe abhängig.

Falls du bspw. Lektorate und Korrektorate anbietest, wäre ein logischer nächster Schritt, dich mit InDesign & InCopy von Adobe vertraut zu machen, um zusätzlich bspw. Fahnenkorrektorate und/oder Buchsatz anzubieten.
(War z. B. bei mir so.)

Auch wenn du bspw. klein startest und dich am 8-Punkte-Plan aus meinem Texter-Starterkit sukzessive entlanghangelst, ist es wichtig, „the big picture“ nicht aus den Augen zu verlieren.

Falls du also mit dem Aufbau deines Mindsets startest und dich danach um ein ordentliches Texter-Business-Setup kümmerst, ist dein Business noch nicht fertig. 😉

Denn danach benötigt deine Positionierung, deine digitale Visitenkarte und auch deine gewünschte Marketingstrategie deine volle Aufmerksamkeit.

Stell das mit einem Bewusstsein zu Plan, Strategie & Weiterbildung sicher.

Bei Erfolgsbranding übrigens sogar „erfolgsgebrandet“. 🤩

Fazit

All diese Punkte und noch mehr geben dir in jedem Fall nicht nur die optimale (und nötige!) Basis für dein zukünftiges Texter-Business.

Sondern auch Selbstbewusstsein & Sicherheit in Bezug auf deine Ernsthaftigkeit und dein Auftreten.

Denk dabei noch mal an den Gärtner, der mit bloßen Händen „den Rasen mäht“, in Baumwipfeln um seine Existenz bangt und seine Rechnung schnell auf ne Papierserviette schmiert. 😉

Überlass dein Business-Setup nicht dem Zufall, sondern einem Plan.

Vor allem, damit du nicht an 327 Möglichkeiten, zwischen denen du dich nicht entscheiden kannst, ertrinkst, und sich deine Motivation in Handlungsunfähigkeit umkehrt.

Wie du einen auf selbstständige Texter:innen zugeschnittenen Plan so zeiteffizient und ganzheitlich wie möglich abdeckst und deine gechillteste Business-Basis für alles Weitere aufbaust, lernst du in meiner kommenden „Business-Setup“-Masterclass.

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